齐“心”战“疫”|进阶吧,时间管理

2020/05/31河北工业大学

说到“时间管理”,很多同学都在尝试,并且也能随口说出一些时间管理的步骤:给事情的优先等级来个排序,先做重要的,然后列个时间表格,几点做什么,几点做什么,写的清清楚楚,最后按照计划一项一项的去完成。

是的,没错,这是基本的时间管理。

在此,我们给大家的时间管理加入一点科学的用脑方式,让你的时间管理升级。

一、设定目标

最先,你要有个目标,也就是“我需要做什么事情”,需要做的事情必须是重要的,而且紧急的。我们可以把重要性和紧急性作为两个维度,建立一个二维象限,分成重要且紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急和重要但不紧急四个部分。

显而易见,下一步就是把这些事做一个排序,并且重要且紧急的一定是最优先级,之后是不重要但紧急、重要但不紧急。至于不重要也不紧急的事情,还要不要做呢?这里给大家提供一种思路:委派任务。是指让别人去完成对自己而言不是很重要的任务,或者,有时候即便是很重要的任务,如果不是自己必须去做,也可以委派。这样可以为自己留出更多的时间,去做重要、紧急、必须自己去做的事情。

而对于巨大的长期任务,我们需要事先对其进行“切割”,化整为零,把巨大的几周或几百小时的任务,设定成许多个可以完成的小任务。

二、安排时间表

知道自己要做什么之后,就是怎么做的问题了。也就是要列计划、时间表。很多同学在列时间表的时候,都把自己的to-do-list写的满满的,从早到晚,甚至吃饭都是见缝插针的。看起来是充分利用了每一分每一秒的时间,然而这样的时间管理却存在不少问题。

1.时间安排要有弹性。时间管理中的常见问题之一就是容易低估完成一项任务所需要的时间。在接到任务时,我们可能觉得一天就可以搞定它。然而很多时候,任务的困难在真正着手去做时才暴露出来,最终需要耗费超过预期的时间才能完成。而超时往往让人手足无措,产生沮丧,从而不得不延长时间,占用了日程表中下一项活动所需要的时间。所以,试着给每一项任务规划时间时,都多预留一些时间,这样可以使人有充分的时间慢慢做,有条不紊地开始下一项工作。

2.合理规划休息、发呆时间。前面说过,很多人在安排时间表时,都是满满当当,即便有设定休息时间,也一般是在半天或一天,甚至一周一次的休息。然而,有些研究表明,意志力是会随着时间而消耗殆尽的。我们需要及时休息来恢复精力。最近国际上常提及一种“番茄时间”:工作、学习25分钟左右,便休息5分钟。

只有5分钟的时间,能做什么可以让人好好休息呢?推荐一种经济实惠的短时休息方法——发呆。美国哈佛医学院和马萨诸塞州立大学研究人员发现,人在发呆时,α脑电波会加强,这种特殊脑电波位于大脑最外层皮质,可抑制信息超载,让人的注意力和意念更集中,缓解焦虑不安等情绪,减轻压力。早在2016年,在国家卫生健康委疾控局、国家卫生健康委宣传司、中国健康教育中心和中国记协联合发起的“中国健康知识传播激励计划”项目中,也提议“发呆是一种健康的生活理念”。

3.寻找自己的“黄金时间”。每个人都是独一无二的,有人适合清晨记忆或创造,有人适合夜晚记忆或创造(夜猫子)。清楚自己的“黄金时间”,把需要记忆或创造的任务安排在相应的时间格里,才能更大程度发挥自己的能力。这个过程就需要进行大量的实验和自我监控,记录每天不同时间段自己的大脑工作效率,总结规律,找到自己的认知神经特征。

三、执行计划

计划表已经放在眼前了,下一步就是执行计划。

1.克服拖延。我们所有人都是“就易避难”,这也是我们的大脑的一种工作方式,尽可能保持一种低功耗的运作状态。然而,想要克服这种惰性,或惯性,我们就必须让自己行动起来,可以先从简单的任务开始。所以,在上文制定计划的时候,我们可以安排先易后难的阶梯式任务分配。同时,前文的所述“番茄时间”,每次只设定25分钟左右的时间长度,给自己一种“任务并不困难”的暗示。另外,可以把会让你分心的事情记录下来,在完成25分钟的工作任务之后的休息空挡,按照列表顺序,把分心的事情逐条完成。

2.专注。尽管我们很多人都想同时处理多个任务,并且那看起来很酷。但大量的研究表明,同时加工多个任务的效果,并不理想。认知神经心理学认为,人的认知资源是有限的,这就决定了,如果想要更多的效果,必须投入更多的认知资源。还是把手机放在一边,关掉社交软件、音乐播放器,专注地投入当前任务中,不要再幻想一心多用。同时也避免不自觉地从难的任务(学习、科研)转移到简单的任务(刷手机)。

3.良好的身心状态。践行自己的时间表,需要我们有一个良好的身心状态做基础。经常运动,不仅强身健体,也可以改善一个人的心理状态,主要表现在心境状态的改变、焦虑水平的下降和应激水平降低等,有助于个体产生“流畅体验、活力状态、愉悦情绪”等美妙的情绪体验。神经科学家已证实,神经突触让人记忆和理解事物,它们大部分在晚上睡着时生长。一项哈佛的研究表明,那些在记忆学习资料后睡了一晚好觉的学生比那些早上学习晚上测试的学生,效率要好35%。睡眠和做梦是大脑处理和存储新信息至关重要的部分。所以,保证睡眠,让工作更有效率。

4.假期休息。除此之外,假期休息也很重要。即便是机器,连续运作一段时间之后,也总要停下来,接受检修。人也一样,需要一些假期来彻底地休息一番。休假就是停止目前的学习、工作或者放弃其他职责,给自己机会去休息并补充能量。有时候对一些人来讲,这需要转变一种基本的观点,即成绩、成就不是全部,而一种较简单、平衡的生活方式也尤为重要。同时,不要过分苛求自己。学会给自己留下一定的空间,把目标锁定在能力所及的范围之内。推己及人,对他人、对任何事都不必期望过高。

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图文来源:天津大学心理健康教育中心

监制:罗树成 沈飞

排版:葛子瑜

审核:吴涛

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